KESUKSESAN, KEGAGALAN DAN STRATEGI TEKNOLOGI INFORMASI

KESUKSESAN, KEGAGALAN DAN STRATEGI TEKNOLOGI INFORMASI

Abstraksi

Teknologi Informasi mengandung dua hal penting, yaitu teknologi komputer dan teknologi komunikasi. Teknologi informasi dapat mengubah strategi bersaing dan meningkatkan daya saing perusahaan.

Teknologi Informasi diyakini sebagai pendukung utama tercapainya tujuan perusahaan di abad 21 ini, namun investasi penerapan teknologi informasi dalam menunjang proses bisnis suatu perusahaan mempunyai resiko kegagalan yang cukup besar dikarenakan nilai investasi yang menyertainya cukup besar. Untuk itu diperlukan suatu tatakelola teknologi informasi yang komprehensif dan terstruktur dari mulai perancangan sampai pengawasannya.

Perusahaan-perusahaan harus bereaksi dengan cepat untuk menghadapi kendala dan peluang yang muncul dari lingkungan bisnis dengan implementasi TI yang efektif dan efisien. Dalam makalah ini dibahas mengenai manfaat perubahan teknologi informasi terhadap bisnis, faktor-faktor penyebab kegagalan penerapan teknologi informasi serta pengelolaan dan strategi TI yang efektif.

Kata kunci: teknologi informasi, manfaat TI, kegagalan TI, dan strategi TI

 

Bab 1 Pendahuluan

    1.  Latar Belakang

Teknologi Informasi merupakan kombinasi teknologi komputer (perangkat keras dan perangkat lunak) untuk mengolah dan menyimpan informasi dengan teknologi komunikasi untuk melakukan transmisi informasi (Martin, Brown, DeHayes, Hoffer, Perkins, 2000).

 

Implementasi teknologi informasi (TI) adalah suatu bentuk perubahan di dalam perusahaan atau organisasi.

 

Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam melakukan implementasi TI, yaitu: (1) Implementasi TI haruslah mengacu dan selaras dengan strategi bisnis perusahaan atau organiasi. (2) Implementasi TI sebagai bagian dari proses dan kapabilitas, harus memperhatikan proses dan kapabilitas itu sendiri, serta tiga komponen lainnya, yaitu struktur organisasi, sistem remunerasi, serta manusia di perusahaan atau organisasi. (3) Implementasi TI harus didahului oleh suatu rencana tindakan yang rinci, termasuk semua aspek yang berkaitan di luar TI itu sendiri. (4) Implementasi TI di suatu perusahaan atau organisasi berarti mengubah sesuatu di dalam perusahaan atau organisasi tersebut.

 

Penerapan Teknologi Informasi (TI) pada suatu perusahaan memerlukan biaya yang cukup besar dengan kemungkinan resiko kegagalan yang cukup besar. Namun secara bersamaan, penerapan TI juga memberikan peluang atau kesempatan terjadinya transformasi dan produktifitas bisnis yang telah berjalan. Penerapan TI tidak selalu identik dengan pertumbuhan atau perkembangan perusahaan, namun dapat juga mendukung suatu perusahaan untuk tetap bertahan di tengah persaingan.

 

Penerapan TI di perusahaan tidak selamanya selaras dengan strategi dan tujuan perusahaan. Untuk

itu perlu dilakukan analisis terhadap infrastruktur dan pengelolaan TI yang ada agar dapat selalu dipastikan kesesuaian infrastruktur dan pengelolaan yang ada dengan tujuan perusahaan.

 

    1.  Tujuan Penulisan
  1. Bagaimana perubahan teknologi informasi memberikan manfaat terhadap bisnis
  2. Apakah faktor-faktor penyebab kegagalan penerapan teknologi informasi
  3. Bagaimana pengelolaan dan strategi TI

 

Bab 2 Tinjauan Pustaka

    1. Sistem dan Teknologi Informasi

Sistem informasi dapat merupakan kombinasi teratur apapun dari orangorang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. (O’Brien, 2010). Komponen sistem informasi tersebut secara lebih jelas ditunjukkan pada Gambar 1.

 

Gambar 1. Komponen Sistem Informasi

 

 

Menurut O’Brien (2010), terdapat 3 peran utama sistem informasi dalam

bisnis yaitu :

 Mendukung proses bisnis dan operasional

 Mendukung pengambilan keputusan

 Mendukung strategi untuk keunggulan kompetitif

 

Mengembangkan solusi sistem informasi yang berhasil baik mengatasi

masalah bisnis adalah tantangan utama untuk para manajer dan praktisi bisnis saat ini.

 

Mengembangkan solusi sistem informasi untuk mengatasi masalah bisnis dapat diimplementasikan dan dikelola sebagai beberapa proses bertahap atau beberapa siklus seperti ditunjukkan pada Gambar 3 di bawah ini (O’Brien, 2010).

 

Gambar 2. Siklus Pengembangan Sistem Informasi

 

    1. MODEL PENGELOLAAN TEKNOLOGI INFORMASI

Pengelolaan  TI adalah suatu struktur hubungan dan proses untuk mengatur dan mengontrol perusahaan yang bertujuan untuk mencapai tujuan perusahaan yang telah ditetapkan dengan pertambahan nilai dengan tetap menyeimbangkan resiko-resiko dengan nilai yang didapatkan dari penerapan TI dan prosesprosesnya. Tatakelola teknologi informasi bukan bidang yang terpisah dari pengelolaan perusahan, melainkan merupakan komponen pengelolaan perusahaan secara keseluruhan, dengan tanggung jawab utama sebagai berikut:

1. Memastikan kepentingan stakeholder diikutsertakan dalam penyusunan strategi perusahaan.

2. Memberikan arahan kepada proses-proses yang menerapkan strategi perusahaan.

3. Memastikan proses-proses tersebut menghasilkan keluaran yang terukur.

4. Memastikan adanya informasi mengenai hasil yang diperoleh dan mengukurnya.

5. Memastikan keluaran yang dihasilkan sesuai dengan yang diharapkan.

 

Ada berbagai standar model tatakelola TI yang banyak digunakan saat ini, antara lain:

 

The IT Infrastructure Library (ITIL)

ITIL dikembangkan oleh The Office of Government Commerce (OGC) suatu badan dibawah pemerintah Inggris, dengan bekerja sama dengan The IT Service Management Forum (itSMF) dan British Standard Institute (BSI) [4]. ITIL merupakan suatu framework pengelolaan layanan TI (IT Service Management – ITSM) yang sudah diadopsi sebagai standar industri pengembangan industri perangkat lunak di dunia. ITSM memfokuskan diri pada 3 (tiga) tujuan utama, yaitu:

1. Menyelaraskan layanan TI dengan kebutuhan sekarang dan akan datang dari bisnis dan pelanggannya.

2. Memperbaiki kualitas layanan-layanan TI.

3. Mengurangi biaya jangka panjang dari pengelolaan layanan-layanan tersebut.

Standar ITIL berfokus kepada pelayanan customer, dan sama sekali tidak menyertakan proses penyelarasan strategi perusahaan terhadap strategi TI yang dikembangkan.

 

ISO/IEC 17799

ISO/IEC 17799 dikembangkan oleh The International Organization for Standardization (ISO) dan The International Electrotechnical Commission (IEC).ISO/IEC 17799 bertujuan memperkuat 3 (tiga) element dasar keamanan informasi, yaitu:

1. Confidentiality – memastikan bahwa informasi hanya dapat diakses oleh yang berhak.

2. Integrity – menjaga akurasi dan selesainya informasi dan metode pemrosesan.

3. Availability – memastikan bahwa user yang terotorisasi mendapatkan akses kepada informasi dan aset yang terhubung dengannya ketika memerlukannya.

 

COSO

COSO merupakan kependekan dari Committee of Sponsoring Organization of the Treadway Commission, sebuah organisasi di Amerika yang berdedikasi dalam meningkatkan kualitas pelaporan finansial mencakup etika bisnis, kontrol internal dan corporate governance. COSO framework terdiri dari 3 dimensi yaitu:

1. Komponen kontrol COSO

COSO mengidentifikasi 5 komponen kontrol yang diintegrasikan dan dijalankan dalam semua unit bisnis, dan akan membantu mencapai sasaran kontrol internal:

 

a. Monitoring.

b. Information and communications.

c. Control activities.

d. Risk assessment.

e. Control environment.

 

2. Sasaran kontrol internal

Sasaran kontrol internal dikategorikan menjadi beberapa area sebagai berikut:

a. Operations – efisisensi dan efektifitas operasi dalam mencapai sasaran bisnis yang juga meliputi tujuan performansi dan keuntungan.

b. Financial reporting – persiapan pelaporan anggaran finansial yang dapat dipercaya.

c. Compliance – pemenuhan hukum dan aturan yang dapat dipercaya.

 

3. Unit/Aktifitas Terhadap Organisasi

Dimensi ini mengidentifikasikan unit/aktifitas pada organisasi yang menghubungkan kontrol internal. Kontrol internal menyangkut keseluruhan organisasi dan semua bagian-bagiannya. Kontrol internal seharusnya diimplementasikan terhadap unit-unit dan aktifitas organisasi.

 

Control Objectives for Information and related Technology (COBIT)

COBIT Framework dikembangkan oleh IT Governance Institute, sebuah organisasi yang melakukan studi tentang model pengelolaan TI yang berbasis di Amerika Serikat [7,8,9]. COBIT Framework terdiri atas 4 domain utama:

1. Planning & Organisation.

Domain ini menitikberatkan pada proses perencanaan dan penyelarasan strategi TI dengan strategi perusahaan.

2. Acquisition & Implementation.

Domain ini menitikberatkan pada proses pemilihan, pengadaaan dan penerapan teknologi informasi yang digunakan.

3. Delivery & Support.

Domain ini menitikberatkan pada proses pelayanan TI dan dukungan teknisnya.

4. Monitoring.

Domain ini menitikberatkan pada proses pengawasan pengelolaan TI pada organisasi. COBIT mempunyai model kematangan (maturity models) untuk mengontrol proses-proses TI dengan menggunakan metode penilaian (scoring) sehingga suatu organisasi dapat menilai proses-proses TI yang dimilikinya dari skala non-existent sampai dengan optimised. Selain itu, COBIT juga mempunyai ukuran-ukuran lainnya sebagai berikut:

1. Critical Success Factors (CSF) – mendefinisian hal-hal atau kegiatan penting yang dapat digunakan manajemen untuk dapat mengontrol proses-proses TI di organisasinya.

2. Key Goal Indicators (KGI) – mendefinisikan ukuran-ukuran yang akan memberikan gambaran kepada manajemen apakah proses-proses TI yang ada telah memenuhi kebutuhan proses bisnis yang ada. KGI biasanya berbentuk kriteria informasi:

a. Ketersediaan informasi yang diperlukan dalam mendukung kebutuhan bisnis.

b. Tidak adanya resiko integritas dan kerahasiaan data.

c. Efisiensi biaya dari proses dan operasi yang dilakukan.

d. Konfirmasi reliabilitas, efektifitas, dan compliance.

3. Key Performance Indicators (KPI) – mendefinisikan ukuran-ukuran untuk menentukan kinerja proses-proses TI dilakukan untuk mewujudkan tujuan yang telah ditentukan. KPI biasanya berupa indikator kapabilitas, pelaksanaan, dan kemampuan sumber daya TI.

 

Bab 3 Pembahasan

    1. Manfaat Implementasi TI Terhadap Bisnis Perusahaan

 

Bisnis dalam abad informasi harus bersaing dalam pasar yang penuh tantangan, dengan perubahan yang cepat, kompleks, global, sangat kompetitif dan terfokus pada pelanggan. Perusahaan-perusahaan harus bereaksi dengan cepat untuk menghadapi kendala dan peluang yang muncul dari lingkungan bisnis baru ini (Drucker 1995). Dorongan-dorongan bisnis menimbulkan tekanan dalam organisasi. Organisasi merespons dengan aktivitas yang didukung oleh Teknologi Iinformasi untuk mendapatkan penghematan biaya,melakukan aktivitas inovatif untuk meningkatkan daya saing. Berikut ini merupakan beberapa contoh implementasi TI yang meningkatkan efisiensi biaya dan daya saing.

 

PT Bank Central Asia Tbk.

 

Mencermati  inovasi layanan perbankan sulit  tanpa  menyebut BCA.  Bank  yang didirikan pada 1967 ini  dikenal  kreatif  dalam menawarkan  produk  dan  layanan. Bukan  hanya  lewat  electronic delivery channel (EDC)-nya--seperti ATM, internet banking, mobile banking--tetapi intinya, penguasaan TI berhasil menopang  pertumbuhan  bisnisnya. Salah satunya,  terciptanya  efisiensi  biaya komunikasi dan biaya transaksi tatap muka. Implementasi  TI  yang BCA  terapkan untuk menjawab kebutuhan nasabahnya.

 

PT Bank Mandiri Tbk.

 

Investasi TI Bank Mandiri merupakan bank BUMN terbesar di Indonesia. Investasi TI diarahkan sebagai strategi penunjang untuk menjadi regional champion bank. Keberhasilan  IT governance Bank Mandiri  dikukuhkan  dengan diraihnya "MIS Asia Innovations Award 2004". Penghargaan ini membuktikan bahwa strategi TI-nya selaras dengan strategi bisnisnya, sehingga, dalam jangka panjang, memberi nilai tambah, dan kinerja yang terukur dengan risiko yang terkelola. 

 

PT Cahaya Sakti Multi Intraco (Olympic)

 

PT Cahaya  Sakti  Multi Intraco,  produsen furnitur merek Olympic, yang selama  22  tahun terakhir ini menjadi pemain utama dalam bisnis furnitur di  Indonesia.  Ambisinya  untuk terus mempertahankan  posisinya  sebagai penguasa pasar justru mendorong mereka bergerak cepat memperbaiki pengelolaan informasi.

 

Sejak 2001, perusahaan ini telah menerapkan sistem  Enterprise Resources Planning  (ERP), yang tujuannya untuk mengelola seluruh sumber daya perusahaan secara maksimal. Intinya adalah  mengintegrasikan  seluruh  informasi di dalam  perusahaan,  di  antaranya termasuk informasi mengenai keuangan, penjualan, distribusi,  dan inventori.

 

Dengan implementasi TI tersebut data penjualan dan stok barang bisa  diperoleh lebih cepat. Komunikasi antarcabang yang kini berjumlah 50 itu pun  menjadi makin cepat. Efisiensi biaya didapatkan pada penurunan biaya komunikasi dan biaya persediaan/inventori.

 

PT Matahari Putra Prima Tbk.

 

Menebak  selera konsumen memang tak mudah. Salah sedikit  saja menerka  keinginan  mereka,  stok barang di  gudang  bakal  makin menumpuk.  Dan,  perusahaan pun bakal kehilangan  peluang  meraih penjualan  yang lebih besar. Padahal, demi ambisi  mempertahankan posisinya sebagai pemimpin pasar, pemain bisnis eceran sebesar PT Matahari Putra Prima Tbk. tentu membutuhkan pertumbuhan penjualan yang  signifikan. 

 

Sadar akan beratnya mempertahankan ambisi ini, jauh-jauh  hari mereka mencoba memperkuat seluruh fondasi bisnisnya dengan memanfaatkan kemajuan teknologi informasi (TI). Ini ditunjukkan  lewat pembenahan  beberapa  bagian  penting  dalam  operasional  bisnis mereka,  mulai  dari bagian merchandising,  inventori,  keuangan, hingga urusan tenaga kerja.

 

Lewat  pembaruan  sistem ini, ke depan pihak  manajemen  bakal makin cepat mengambil keputusan penting yang ada kaitannya dengan pembelian barang, penentuan harga, hingga urusan stok. Lebih dari itu,  sistem  ini pun akan membantu mereka  untuk  memahami  tren penjualan pada hampir setiap lokasi gerai, yang, ujungnya,  makin mempercepat  proses  pengambilan keputusan pembelian  barang  dan menempatkannya  di  lokasi yang tepat  pula,  serta  meningkatkan efisiensi dalam hal operasional usaha. Di Matahari memang terbukti   betapa  TI  membantu  mereka  lebih  pintar  dalam   memilih barang.

 

PT TNT Indonesia

 

Berkat kemajuan teknologi informasi (TI), kini setiap  pelanggan  jasa kurir PT TNT Indonesia bisa melacak status barang  yang dikirimnya  secara  real  time. Bahkan,  jika  mau,  mereka  bisa menghitung  ongkos yang mesti dibayar secara otomatis. Itu  semua bisa  dilakukan  via internet.

 

Bagi TNT, manfaat penerapan TI memang tak terhitung banyaknya. Di  antaranya,  mereka bisa menghemat biaya lembur. Selain itu, soal pasokan  informasi yang  biasanya  memakan waktu satu-dua hari sekali,  kini  hampir setiap waktu dalam satu hari informasi bisa mereka peroleh.  Dan, akhir semua ini adalah kepuasan pelanggan yang berdampak  positif terhadap peningkatan penggunaan jasa mereka.

 

PT BAT Indonesia

 

Salah satu manfaat dari implementasi TI BAT Indonesia adalah proses pembayaran  tembakau ke petani, jika sebelumnya BAT membutuhkan waktu 3-4 hari,  kini bisa selesai pada hari yang sama. Dengan aplikasi yang  sama, proses traceability pun bisa lebih mudah  dan  cepat.

 

    1. Kegagalan Penerapan TI

 

Dalam dunia bisnis, dampak dari Information Technology (IT) yang sekarang mulai ditambah lagi dengan kata Information & Communication Technology (ICT) ternyata cukup besar dan mampu merubah wajah bisnis. Dengan bantuan ICT ini proses menjadi lebih mudah. Lebih cepat dan tentu saja lebih efektif dan efisien. Salah satu lagi yang mampu diubah oleh penggunaan ICT ini adalah transparansi.

 

Jika kita berbicara tentang sistem maka akan banyak sekali yang ada di pasaran saat ini. Tergantung bisnis kita IT strategic-nya mau kemana. Bagaimana menentukan IT strategic bagi perusahaan kita, kemudian system apa yang cocok buat kita dan seberapa besar benefi t yang bisa kita dapat dari system yang kita pakai, tentu ada metodologi dan valuation tersendiri untuk mengerjakannya. Tulisan saya kali ini tidak akan membahas tentang hal ini.

 

Kemudian pertanyaan selanjutnya apa saja yang menjadi penghalang dalam hal instalasi dan implementasi dari software TI, misalnya implementasi ERP? Serta apakah dengan instalasi dan implementasi ERP maka dipastikan bisnis akan berhasil dalam arti lebih effi sien, produktif, memuaskan pelanggan?

 

Pada dasarnya yang menjadi penghalang utama dalan hal instalasi dan implementasi ERP ada dua yaitu memperoleh kepercayaan dari para supplier dan partner perusahaan serta adanya resistance untuk berubahan dari internal perusahaan.

Menurut data dari IDC Asia Pasifi k, investasi TI dari perusahaan-perusahaan di Indonesia pada tahun 2001 sebesar US $ 858 juta. Tahun 2002 diperkirakan sekitar US $ 896,6 juta dan tahun 2003 diramalkan sekitar US $ 1,08 miliar. Dari angka tersebut, kontribusi belanja software diperkirakan sekitar 40%-nya.

 

Berdasarkan data di atas, nilai yang sudah dan hendak ditanamkan di bidang IT memang cukup signifi kan. Alokasi dana sebesar itu yang tujuannya mengintegrasikan semua proses bisnis, efisiensi, meningkatkan produktivitas, mengelola SDM, memuaskan dan mengoptimalkan pelanggan itu, memang sudah seharusnya dilakukan.

 

Sebab, jika visi dan implementasi benar, hasilnya sungguh luar biasa. Di Amerika Serikat, misalnya, sejak pertengahan 1990-an banyak top eksekutifnya berani mengambil risiko menerapkan teknologi baru dan cara baru berbisnis untuk memacu produktivitas, pemangkasan biaya, dan memuaskan pelanggan. Hasilnya, perusahaan nonkeuangan di sana rata-rata berhasil mendongkrak 25% produktivitas mereka.

 

Namun masalahnya, banyak juga dari investasi itu yang tak arahnya. Dan itu tak hanya terjadi di Indonesia. Data dari hasil studi The Standish Group, menyebutkan hanya 28% proyek TI besar yang mampu mencapai harapan.

 

Kenapa banyak proyek TI gagal, idle, atau pengunaannya di bawah kapasitas? Kemungkinan penyebabnya adalah sebenarnya masalahnya lebih ke arah low utilization ketimbang idle. Masalah itu bisa terjadi -- kalau dilihat dari sisi argumen Business Integration, yang menyebutkan bahwa TI adalah bagian dari program besar menata strategi, proses, organisasi/SDM dan sistem yang perlu dilakukan secara terpadu untuk dapat memperoleh manfaat - karena proyek jadi sangat besar, menyangkut hal non-TI yang cakupannya luas dan kompleks. Hal ini terkadang sulit diterima perusahaan, karena cara berpikir kita yang umumnya berangkat dari organisasi manajemen yang fungsional. Kalau toh rekomendasi itu diterima dan CEO mencoba menerapkan, pelaksanaannya sangat sulit. Sebab, masalahnya justru timbul dalam kultur manajemen yang harus berubah. Ada juga dari pendekatan piece meal. Dalam hal ini, mungkin sistem TI-nya terpasang, tetapi perubahan tidak terjadi, karena prosesnya hanya berubah sedikit, organisasinya tidak menyesuaikan. Ini akhirnya malah mengkanibal TI-nya, atau strateginya tidak terdukung, lalu meng-overrule sistemnya, meskipun proyek TI-nya sendiri bisa dinyatakan sukses.

 

Dari hasil penelitian terhadap berbagai implementasi ERP di perusahaan-perusahaan di seluruh dunia, pada akhirnya di-simpulkan bahwa yang menjadi penyebab utama kegagalan implementasi dan instalasi ini ada beberapa faktor yaitu:

 

Ketika tidak ada atau kuranngya support dan sponsorship dari Top Executive

Seperti diketahui bahwa instalasi dan implementasi ERP adalah suatu keputusan yang harus diambil dan dimulai oleh para Top Executive, artinya keputusan harusnya adalah Top Down. Apalagi dengan implementasi dan instalasi ini akan berakibat perubahan terhadap proses business. ERP adalah crossfuction dalam satu perusahaan.

Orang-orang harus komit untuk melakukan perubahan di bagian masing-masing. Orang yang dimasukkan dalam proyek akan meluangkan waktunya sebagian besar untuk

proyek ini yang pada awalnya tentu kelihatan seperti hal yang tidak berguna sama sekali. Disinilah dibutuhkan support dan sponsorship dari Top Executive.

 

Ketika proyek dianggap sebagai proyek dari satu departemen saja

Sudah disebutkan diawal bahwa implemntasi dan instalasi ERP adalah crossfuction, artinya proyek tidak akan berjalan semestinya jika ada asumsi bahwa proyek ini hanya milik satu bagian atau departemen saja, misalnya saat implementasi di Departemen Finance, maka deparetemen lain merasa tidak berkepentingan dan jika terjadi fail, dianggap adalah fail tersebut hanya milik depertemen yang bersangkutan. Padahal dengan ERP ini nantinya akan terjadi keterkaitan yang erat antar departemen dan terjadi transparansi dan juga sinergi antara satu bagian dengan bagian yang lain. Sebagai contoh misalnya saat permintaan hasil produksi besar atau trendnya lagi meningkat maka otomatis bagian produksi akan segera mengetahuinya dan kapasitas produksi bisa ditingkatkan dan bagian raw material bisa menyediakan kabutuhan yang dibutuhkan dengan tepat dan online.

 

Ketika tidak ada yang diserahkan untuk menjadi Person In Charge (PIC) atau project Manager yang full time

Untuk satu proyek seperti ini maka sangat dibutuhkan seseorang yang memang ditugaskan untuk menjadi PIC atau project manager atau owner project. Hal ini untuk meningkatkan komitmen dan mampunya terpenuhi semua pekerjaan sesuai dengan schedule yang direncanakan. Implementasi dan instalasi ini membutuhkan biaya, waktu dan resources yang tidak sedikit sehingga dibutuhkan seseorang yang bertanggung jawab.

 

Ketika untuk segala proses dan prosedur implementasi diserahkan hanya ke team IT saja.

Hal ini sangat umum terjadi, dimana para anggota team yang terlibat di proyek implementasi umunya suka menyerahkan saja untuk pengambilan keputusan atau perubahan prosedur ke pihak IT dengan alasan mereka orang teknikal yang menguasai secara baik bidang teknikal. Padahal yang mengetahui prosedur yang benar dibagian masing-masing adalah pihak yang terlibat utama didalamnya, misalnya orang finance untuk di bagian finance, orang produksi untuk dibagian produksi dan seterusnya.

Ketika vendor yang melakukan implementasi kurang atau tidak memiliki kemampuan dan kompetensi yang baik dalam melakukan implementasi dan instalasi.

Disini dibutuhkan vendor yang akan melakukan instalasi dan implementasi sudah memiliki jam terbang yang baik sehingga sudah mengetahui kira-kira problem yang akan muncul dan memiliki kemampuan untuk melakukan solve sesuai dengan pengalaman yang telah didapat sebelumnya.

 

Ketika tidak adanya dokumentasi untuk prosedur implementasi

Dalam implementasi ERP, dokumentasi adalah salah satu kata kunci. Setiap pihak yang terlibat didalamnya harus melakukan dokumentasi sehingga bisa diketahui sudah sampai dimana proses dan prosedur implemnatsi yang dilakukan. Ibarat system ISO, maka dokumtasi haruslah sesuatu yang utama dilakukan.

 

Kekurangan atau kegagalan di Training

Training memberikan peran yang besar untuk menentukan sukses tidaknya implementasi dan instalasi dari ERP. Karyawan yang selama ini bekerja dengan prosedur yang telah ada dan akan berubah tentu sesuatu yang sulit, tapi perubahan bisa dilakukan dengan meberikan training bagi para implementor dan user sehingga saat system dijalankan maka para user sudah mengetahui kira-kira apa yang akan dilakukan.

 

Kesulitan perubahan cultur di organisasi

Orang biasanya cenderung mempertahankan comfort zone, dimana jika sudah merasa nyaman akan sangat sulit untuk melakukan perubahan, apalagi jika sampai saat tersebut semua operasi dan prosedur dirasa sudah cukup baik tanpa perlu memakai suatu system baru dalam hal ini ERP. Salah satu kendala terbesar dalam implementasi ini adalah merubah cultur ini. Jika seseorang terlambat atau salah dalam melakukan entry data, maka dampaknya akan sangat panjang kedepannya. Cultur ini yang mesti diubah dan dijelaskan kesemua pihak yang terlibat didalamnya.

 

    1. Pelaksanaan Strategi Pengelolaan TI

Untuk mencapai efektivitas penerapan TI dan menghindari kegagalan diperlukan suatu strategi pengelolan TI. Sebelum menetapkan strategi TI pertama-tama Perusahaan harus memahami kondisi awal (1) identifikasi pemahaman pihak manajemen atas proses pengelolaan TI, dan (2) mengukur tingkat kematangan proses pengelolaan TI saat ini. Kemudian melakukan pemilihan proses yang akan dibuatkan model pengelolaan IT meliputi ISO/IEC 17799, COSO dan COBIT dengan memperhatikan maturity level dan ekspektasi proses TI yang ada.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan menyusun dan menerapkan strategi pengelolaan TI :

  • Proses perencanaan mampu memberikan skema prioritas pencapaian tujuan organisasi & bila memungkinkan mengukur kebutuhan organisasi.
  • Pembelian dan dukungan yang dilakukan oleh pemerintah selaku pemilik modal dilakukan dengan suatu metodologi pengembagan strategi TI, dukungan data yang valid, dan proses pengambilan keputusan yang transparan dan terstruktur yang terdokumentasi dengan baik.
  • Rencana strategi TI secara jelas menyatakan posisi resiko dan keseimbangan yang dibutuhkan antara timeto-market, cost of ownership, dan kualitas layanan.
  • Telah dilakukan review dan pengujian terhadap seluruh asumsi dari rencana strategi.
  • Proses, layanan, dan fungsi yang dibutuhkan untuk hasil yang diingin telah didefinisikan, namun fleksibel dan dapat berubah dengan proses pengawasan perubahan yang transparan.
  • Pengecekan realisasi dari strategi yang disusun oleh pihak ketiga telah dilakukan untuk meningkatkan objektivitas dan terus diulang dalam ukuran waktu tertentu.
  • Perencanaan strategis TI dijabarkan ke dalam strategistrategi antara dan alternatif

 

Bab 4 Kesimpulan

Perusahaan merespons persaingan pasar dengan aktivitas yang didukung oleh Teknologi informasi untuk mendapatkan penghematan biaya dan melakukan aktivitas inovatif untuk meningkatkan daya saing. Beberapa bank mngimplementasikan TI untuk mendapatkan efisiensi  biaya komunikasi, biaya transaksi tatap muka dan  menjawab kebutuhan nasabahnya. Perusahaan bergerak di industri jasa dan retail menerapkan TI untuk mempercepat proses  mengambil keputusan penting yang ada kaitannya dengan pembelian barang, penentuan harga, hingga urusan stok.

Selain manfaat yang didapatkan oleh kesuksesan  implementasi TI terdapat beberapa kondisi-kondisi yang dapat menimbulkan kegagalan penerapan TI, yaitu:

  • Ketika tidak ada atau kurangya support dan sponsorship dari Top Executive
  • Ketika proyek dianggap sebagai proyek dari satu departemen saja
  • Ketika tidak ada yang diserahkan untuk menjadi Person In Charge (PIC) atau project Manager yang full time
  • Ketika untuk segala proses dan prosedur implementasi diserahkan hanya ke team IT saja.
  • Ketika vendor yang melakukan implementasi kurang atau tidak memiliki kemampuan dan kompetensi yang baik dalam melakukan implementasi dan instalasi.
  • Ketika tidak adanya dokumentasi untuk prosedur implementasi
  • Kekurangan atau kegagalan di Training
  • Kesulitan perubahan cultur di organisasi

Sehingga untuk menghindari kegagalan dan untuk mencapai kesuksesan implementasi TI dibutuhkan strategi pengelolan TI.

 

DAFTAR PUSTAKA

  • Wainrigrht Martin, Daniel W.Dehayes. Jeffrey A.Hoffer, William C.Perkisn, Managing Information Technology : What Manager Need To Know, Macmilan Publishing Company, New York, 2000
  • Teknologi Informasi mengubah strategi bersaing, M.Suyanto, 2010
  • Rancangan Tatakelola Teknologi Informasi Untuk Pabrik Pupuk, Kridanto Surendro, 2010
  • O’Brien, J. A. and Marakas, G. M, Management Information, Mc.GrawHill Companies, New York, 2011.
  • COSO. 2003. COSO Back in The Limelight. Akses terakhir 28 Agustus 2004 dari http://www.coso.org.
  • 7 COBIT Steering Committee and the IT Governance Institute. 2000. COBIT Executive Summary, IT Governance Institute

 

Sambutan